Lietotāja instrukcija – kas lācītim vēderā?

Šoreiz par lietotāja instrukcijas vai rokasgrāmatas sagatavošanu. Tas ir viens no dokumentiem, kas jāsagatavo ražotājam kā to paredz ES normatīvi CE marķējuma jomā. Turpmākais pamatā ir balstīts mašīniekārtu prasību kontekstā un attiecināms gan sērijveida ražošanā esošām mašīnām, gan individuāliem projektiem. Tāpat minētie principi var tikt piemēroti arī uz citiem produktiem, jo pamatprincipi lietotāja instrukcijas sagatavošanā ir līdzīgi.

1. Pasūtītājs. Ja lietotāja instrukcija ir profesionāli un kvalitatīvi sagatavota, ko viegli uztvert un izmantot, pasūtītājs to varēs izmantot darba drošības instruktāžai un/vai apmācībai darbā ar mašīnu, netērējot laiku atsevišķu drošības instrukciju sagatavošanā. Sarežģītāku mašīnu un iekārtu gadījumā tā var kalpot arī kā iekšējais dokuments apkopes un remontu veikšanai.
2. Gala lietotājs. Kurš ir reālais gala lietotājs? ne vienmēr pasūtītājs būs gala lietotājs (uzņēmums iegādājas darba aprīkojumu ar kuru strādās tās darbinieks). Gala lietotāji var būt arī vairāki ar atšķirīgiem mērķiem un uzdevumiem. Piemēram – ikdienas operators un servisa/apkopes meistars. Katram no viņiem ir cita veida mijiedarbība ar mašīnu. Līdz ar to instrukcijas saturam jābūt piemērotam katram gala lietotājam.
3. Izgatavotājs, ražotājs. Instrukcijai jānorāda uz visiem būtiskiem drošības aspektiem un pareizu ekspluatāciju, kas jāņem vērā visā mašīnas dzīves ciklā un kas skar darba drošību un garantijas nosacījumus. Tādējādi pasūtītājs nevarēs vērsties pret izgatavotāju, ja nebūs ievērojis instrukcijas norādījumus.
4. Trešās puses skatījums. Ja mašīnu vērtēs neatkarīga trešā puse (sertifikācijas institūcija tirgus uzraudzība vai pasūtītāja audits - kvalitātes kontrole), tad lietotāja instrukcija ir viens no dokumentiem, kas noteikti nonāks viņu rokās. Kvalitatīva, profesionāli un viegli uztverama instrukcija ne tikai palīdzēs saprast mašīnas darbību un nepieciešamos drošības pasākumus, bet norāda arī uz izgatavotāja profesionālu pieeju un attieksmi.

Instrukcijas galvenais kvalitātes kritērijs ir saturs. Protams tā veidošana ir atkarīga no mašīnas sarežģītības, bet galvenie princips ir skaidra valoda, vizuāli piemēri un skaidrojumi, kas papildina tekstu un otrādi. Tekstā cik iespējams saglabāt vienkāršību, bet tas nenozīmē skopu informācijas apjomu. Instrukcijas apjoms veidojas atkarībā no mašīnas sarežģītības, tās paredzētās izmantošanas un dzīves cikla. Ja mašīna ir vienkārša un tai nav nepieciešams īpaša uzstādīšana un sagatavošana (plug and play tipa iekārtas), tad instrukcijā galvenais uzsvars būs uz tās drošu, pareizu lietošanu un iespējams utilizāciju. Bet ja tā ir industriāla mašīna, kurai nepieciešama uzstādīšana, iestatīšana, izmēģināšanas un  paredzētas arī periodiskas apkopes, tad arī instrukcijā jābūt aprakstītām šīm darbībām, brīdinājumiem un drošības pasākumiem.

1. Projektēšanas dokumentācija, apraksts, skaidrojumi, attēli.
2. Mašīnas/iekārtas risku novērtējums.
3. Instrukcijas saturs, Direktīva par mašīnām 2006/42/EK punkts, I Pielikums p.1.7.4.
4. Saskaņotais standarts EN ISO 12100  p.7.
5. Citi saskaņotie standarti, ja piemērojami.
6. Saskaņotais standarts EN ISO 20607:2019 Safety of machinery - Instruction handbook - General drafting principles.

Mašīnu direktīva attiecas arī uz daļēji pabeigtām vai nepabeigtām mašīnām, tā nosaka, ka nepabeigtām iekārtām, daļēji komplektētām mašīnām ir jāsagatavo montāžas instrukcija. Montāžas instrukciju sagatavošanas principi ir līdzīgi pabeigtas mašīnas sagatavošanai, bet ar uzsvaru uz drošības pasākumiem mašīnas montāžā.

Instrukcijai jābūt tās valsts valodā kurā mašīna tiks piegādāta un ekspluatēta.  Tas nozīmē, ja mašīnu vai iekārtu piegādājiet uz vairākām ES valstīm, tad jānodrošina attiecīgi tulkojumi. Nav noteikts vai tulkojumi ir vienas instrukcijas sastāvdaļa vai katrā valodā ir sava atsevišķa instrukcija.

Nobeigumā neiesaku kopēt instrukcijas saturu no citu līdzīgu mašīnu instrukcijām, jo līdzība var būt tikai virspusēja. Instrukcijas būtība ir brīdināt par konkrētās mašīnas riskiem, sniegt norādes, kā droši vadīt mašīnas darbību utt, kas izriet tikai no konkrētās mašīnas aspektiem un nevis no tai līdzīgās iekārtas.

Svarīgākais mašīnbūves standarts EN ISO 12100:2010

Šis ir viens no standartiem uz kuru visbiežāk tiek lietota atsauce mašīnas atbilstības deklarācijā. Dažkārt tas ir vienīgais standarts, kas ir pieminēts deklarācijā un pastāv pat viedoklis, ka bez šī standarta mašīnas atbilstība Eiropas Parlamenta un Padomes direktīvai 2006/42/EK par mašīnām nemaz nav iespējama.

Par ko runā šis standarts?

Standarts, EN ISO 12100:2010 Mašīnu drošums. Vispārīgie projektēšanas principi. Risku novērtēšana un risku samazināšana, sniedz skaidrojumus lietotajai terminoloģijai, drošības aspektus un principus, kas jāņem vērā projektējot mašīnu, kā arī metodoloģiju, kā identificēt mašīnas riskus projektēšanas gaitā, tos novērtēt un kā realizēt riska samazināšanas pasākumus.

Tā kā šīs ir viens no saskaņotajiem standartiem mašīnu drošības jomā, tajā ir atsauce uz mašīnu direktīvu tomēr tajā nav atsauce uz kādu konkrētu būtisko drošības prasību ar kuru tas būtu saistīts. Tas tāpēc, ka šis mašīnu drošības jomā no visiem saskaņotajiem standartiem hierarhijā ir visaugstāk esošais standarts, A-tipa standarts, kas nosaka vispārīgos principus neatkarīgi no mašīnas darbības un apdraudējuma veida. Konkrētas atsauces uz mašīnu direktīvas būtiskajām drošības prasībām var atrast B un C tipa saskaņotajos standartos. Pareizi piemērojot EN ISO 12100:2010 standartā noteiktos principus daudz vieglāk ir identificēt un piemērot citus saskaņotos standartus, veikt projektējamo iekārtu atbilstības novērtēšanu, testus un kvalitātes kontroli, un protams nodrošināt atbilstību Eiropas Parlamenta un Padomes direktīvas 2006/42/EK par mašīnām un 2008.gada 25.marta MK noteikumu Nr. 195 Mašīnu drošības noteikumu prasībām.

Būtībā var teikt, ka šis standarts ir labas prakses vadlīnijas mašīnbūves projektēšanas jomā. Standarts piemērojams jaunām iekārtām un lietošanā esošām iekārtām, ja tām tiek plānota pārbūve vai modernizācija. Tā kā standarts nosaka vispārīgos principus projektējot mašīnas, tas piemērojams visa veida mašīnām, neatkarīgi no lietojuma jomas, veida, izmēra ja vien tās raksturojums atbilst normatīvajos aktos noteiktajai mašīnu definīcijai. 

Kādu aprīkojumu ietver normatīvie akti par mašīnu drošību?

Kas ir mašīna normatīvo aktu izpratnē?

2008.gada 25.marta MK noteikumos Nr. 195 Mašīnu drošības noteikumi un Eiropas Parlamenta un Padomes direktīvas 2006/42/EK par mašīnām definīcija ir sekojoša:

..īpašam lietojumam paredzētu savienotu detaļu vai sastāvdaļu (no kurām vismaz viena kustas) komplekss, kas aprīkots vai ko paredzēts aprīkot ar tādu piedziņas sistēmu, kurā tieši netiek lietots cilvēka vai dzīvnieka spēks.

Definīcijas pirmais kritērijs ir savstarpēji savienotu detaļu vai sastāvdaļu komplekss, kur viena detaļa vai sastāvdaļa attiecībā pret otru ir kustīga.

Otrais kritērijs ir piedziņas sistēma, kas nav cilvēka vai dzīvnieka pielikts spēks. Tātad, jebkāda cita piedziņas sistēma – mehāniska, elektriska, hidrauliska, pneimatiska vai jebkāds cits piedziņas veids. Tas ietver arī risinājumu, ja piedziņa nāk no citas iekārtas-mašīnas.

Normatīvos pastāv arī termins daļēji komplektēta mašīna. Daļēji komplektēta mašīna ir mašīna kurai iztrūkst kāda detaļa, sastāvdaļa un paredzēta savienošanai ar kādu citu mašīnu, detaļu vai enerģijas avotu, lai tā būtu pabeigta un pildītu paredzēto funkciju.

Tātad kopumā par mašīnu var uzskatīt jebkādu mehānismu vai konstrukciju (kaut vai divas savstarpēji savienotas detaļas), kurai ir vismaz viena kustīga detaļa un tai ir pievienots, iebūvēts vai paredzēts pievienot vai iebūvēt piedziņas sistēmu. Līdz ar to ir ļoti grūti uzskaitīt aprīkojumu uz kuru attiecas mašīnu drošības prasības, vieglāk pateikt uz kādu aprīkojumu un kādos gadījumos tā neattiecas. Mašīnu drošības prasību normatīvs aptver ārkārtīgi plašu iekārtu un dažādu aprīkojumu klāstu, kuram ir sasitošas mašīnu drošības prasības, turklāt gandrīz vienmēr kā papildu prasības ir piemērojams kāds cits normatīvais akts par CE marķējumu.  

Kā redzams definīcijas neierobežo nedz mašīnas pielietošanas jomu (mašīnbūve, celtniecība, lauksaimniecība, transports, pārtikas rūpniecība, mežsaimniecība vai enerģētika utt.), nedz ekspluatācijas veidu, tās var būt stacionāras, mobilas mašīnas, vai iebūvējamas ēkā vai ekspluatējamas atklātā vidē vai specifiskos vides apstākļos. Mašīnu termins un normatīvu prasības aptver arī modernās tehnoloģijas iekārtas , tādas kā CNC, 3D printerus, robotus un bez pilota lidaparātus (dronus – tālvadības gaisa kuģu sistēmas).

Kam jāveic atbilstības novērtēšana?

Eiropas Savienībā CE marķējuma jomā pastāv vairāk kā 20 tiesību akti, kuros noteiktas produktam piemērojamās prasības. Savā iepriekšējā rakstā 6 soļi, kā izvairīties no papildus izmaksām produkta izstrādē, minēju,  kādi ir galvenie soļi, lai nodrošinātu, ka jūsu produktam saistošās prasības ir piemērotas un ieviestas. Papildus ražotāja pienākumam nodrošināt būtisko prasību identifikāciju un piemērošanu, CE marķējuma tiesību akti nosaka arī ražotāja pienākumu veikt produkta atbilstības novērtēšanu. Saistībā ar šo pastāv dažādi mīti, piemēram, ka novērtēšana nav jāveic – jāsagatavo deklarācija un jāpiestiprina CE marķējums. Vai piemēram, ka CE zīmi un/vai deklarāciju izsniedz sertifikācijas institūcija. Tomēr tā ir virspusēja un aplama normatīvu interpretācija.

Kam un kā tad ir jāveic atbilstības novērtēšana?

Atbilstības novērtēšana ir process, ko veic (organizē) ražotājs, lai novērtētu, vai ir ievērotas norādītās, ar produktu saistītās prasības.  Ar vārdu ”veic” jāsaprot, ka atbildība par novērtēšanas realizāciju ir ražotājam un ražotājs izvēlas sasitošo novērtēšanas procedūru. Tās var iedalīt trīs variantos:

1. Atbilstības novērtēšana, veicot iekšējo ražošanas kontroli, kuru veic pats ražotājs. Šajā novērtēšanā ražošanas kontrole notiek ar iekšējām pārbaudēm, ko veic pats ražotājs (aprakstīta procedūra) vai ar produkta testiem, ko veic ražotājs vai pēc ražotāja lūguma neatkarīga laboratorija;

2. Atbilstības novērtēšana, kuru veic akreditēta sertifikācijas institūcija, kas paziņota EK (piešķirts Notified Body numurs). Novērtēšana ir vērsta uz prasību piemērošanu produktam projektēšanas posmā vērtējot paraugu. Ražotājs, pēc tam ar iekšējo ražošanas kontroles sistēmu nodrošina, ka katra saražotā vienība atbilst sertificētajam paraugam – tipam.  Atkarībā no tiesību akta ražošanas kontrole var tikt īstenota ar kvalitātes vadība sistēmu ko novērtē sertifikācijas institūcija.

3. Atbilstības novērtēšana, kuru veic akreditēta sertifikācijas institūcija, kas paziņota EK (piešķirts Notified Body numurs) un kura īsteno vienu no divām pārbaudes procedūrām:

3.1. Sertifikācijas institūcija novērtē kvalitātes sistēmu (visbiežāk ISO 9001) ar kuras palīdzību tiek nodrošināta visaptveroša kvalitāte gan projektēšanas, gan ražošanas posmā.
3.2. Sertifikācijas institūcija pārbauda katru ražotāja saražoto produkta vienību un izsniedz atbilstības apliecinājumu.

Dažkārt atbilstošas procedūras izvēle ir sarežģīta, īpaši situācijās, kad tā ir atkarīga no projektēšanā un ražošanā izmantotajiem saskaņotajiem standartiem. Vai arī situācijās, kad uz vienu produktu attiecas vairāki tiesību akti, un katrs no tiem paredz atšķirīgu veidu procedūras. Tādās situācijas iesaku vērsties pie sertifikācijas ekspertiem, kas pārzina tiesību aktus un palīdzēs izvēlēties atbilstošo sertifikācijas procedūru, kā arī tai sagatavoties, lai tā būtu sekmīga.

No pieredzes varu teikt, ka izplatīta ir prakse, kad ražotājs vēlas veikt atbilstības novērtēšanu sertifikācijas institūcijā arī tad, ja to neparedz konkrētais tiesību akts. Tas ir noderīgi komplicētiem produktiem, uz kuriem attiecas vairāki tiesību akti produkta izgatavošanā, maz izmantoti saskaņotie standarti, novērtēšana ir sarežģīta un nepieciešams veikt dažādus produkta testus, lai pārliecinātos par produkta atbilstību. Turklāt neatkarīgas trešās puses sertifikācijas institūcijas novērtējums radīs papildus uzticamību jūsu produktam, potenciālajiem klientiem un sadarbības partneriem, kā arī uz to ir iespējams atsaukties mārketinga aktivitātēs.

6 soļi, kā izvairīties no papildus izmaksām produkta izstrādē

Savā pieredze vairākkārt esmu sastapies ar klientu lūgumu palīdzēt izpildīt atbilstības prasības pēc tam, kad produkts jau ir nonācis tirgū un atradis savus klientus. Tā nereti gadās, kad uzņēmums bez vajadzīgajām zināšanām par kvalitātes un atbilstības prasībām izstrādā produktu, vai laika trūkuma dēļ nav noskaidrotas visas saistošās prasības.

Produkta atbilstība nozīmē, ka tas atbilst ne tikai klienta prasībām, bet arī normatīvo aktu prasībām - noteikumiem, direktīvām un standartiem. Noteikumos un direktīvās prasības produktam izteiktas sagaidāmā drošības īpašību un drošas lietojamības raksturojumā. Savukārt standartos bieži ir noteiktas konkrētas prasības, arī risinājumi drošības prasību izpildei un testēšanas vai verifikācijas metodes šo prasību pārbaudei.

Lai panāktu produkta atbilstību pēc tam, kad tas jau ir nonācis tirgū un pie klientiem, nākas produktu izmainīt un pilnveidot, lai tas atbilstu tam piemērojamām prasībām.  Normatīvos un standartos noteiktās prasības attiecas uz drošības aspektiem, kas ir tieši saistītas ar produkta funkcionalitāti. Bieži tas nozīmē, ka gatavam produktam jāmaina tā konstrukcija vai dizains, lai tas būtu funkcionāli drošs lietotājam. Papildus tam ir jāveic izmaiņas arī tehniskajā dokumentācijā par produkta izstrādi, projektēšanu un kvalitātes nodrošināšanu. Sērijveida produkcijas gadījumā tas noteikti ietekmēs ražošanas procesu, bet individuālu produktu gadījumā, jau piegādāto produktu pilnveidošanu atbilstoši izmainītajai specifikācijai. Un -  jo sarežģītāks (funkciju, lietojamības un īpašību ziņā) ir jūsu produkts - jo vairāk laika un izmaksas tas prasīs…

Kā no tā izvairīties?

1. Sākumā būtiski ir noskaidrot kuras likumdošanas un standartu prasības ir saistošas (nereti tie var būt vairāki normatīvi). Jāņem vērā, ka ne visas prasības, kas minētas noteikumos vai standartā būs sasitošas, svarīgi ir identificēt tieši tās prasības, kuras ir attiecināmas.
   
2. Identificētās prasības piemērot praktiski produkta izstrādes, projektēšanas laikā (sākotnējās dizain, konstrukcijas vai prototipa stadijā).
   
3. Veikt sākotnējo risku novērtējumu. Tā ir neatņemama sastāvdaļa projektēšanas posmā, kas ļaus atklāt pilnveidojamās lietas jūsu produktam.
   
4. Balstoties uz risku novērtējuma rezultātiem veikt izmaiņas produktam un atkārtot risku novērtēšanu.
   
5. Sagatavot kvalitatīvu lietotāju dokumentāciju.
   
6. Ne mazāk svarīgi ir šos soļus kvalitatīvi dokumentēt.

Šie ir 6 soļi, kas ietaupīs jūsu laiku un izmaksas, lai nonāktu līdz pierādāmai atbilstībai. Tie būs īpaši svarīgi, ja vēlēsieties iegūt neatkarīgu trešās puses sertifikātu vai sastapsieties ar sava eksporta tirgus uzraugošo institūciju vai pasūtītāju jautājumiem par jūsu produktu atbilstību.

Kāds ir kvalitatīvs produkts?

Mūsdienu asajā tirgus konkurencē var izdzīvot tikai ar konkurētspējīgu piedāvājumu - kvalitatīvu produktu un protams atbilstošu cenu. Tamdēļ, pirms dizaineri un inženieri ķeras pie produkta izstrādes, mārketinga speciālisti veic izpēti, kādas ir klienta vajadzības un vēlmes. Tādejādi tiek panākts, ka produkts atbilst klienta vēlmēm.

Bet pastāv vēl viens kvalitatīva produkta aspekts. Veicot klientu aptauju to reti dzirdēsim, jo tā ir pašsaprotama lieta. Tā ir produkta drošība tā lietošanas laikā vai produkta funkcionālā drošība. Jebkuru preci vai produktu, ko esam iegādājušies (plašpatēriņa preci vai specifisku industriālu iekārtu profesionālai lietošanai), mēs sagaidām, ka tā ne tikai izpildīs savu uzdevumu, bet neradīs apdraudējumu savai vai apkārtējo cilvēku veselībai vai dzīvībai. Tā kā drošības aspektos  kompromisi nav pieļaujami, lielākajai daļai produktu drošības prasības ir noteiktas normatīvajos aktos un saskaņotajos standartos.

Kādas tad prasības normatīvos ir izvirzītas? Neatkarīgi no tā, vai tas ir plašpatēriņa produkts vai profesionāli lietojams kādā industriālā jomā, prasības kopumā ir vērstas uz to, lai tā izmantošana neradītu drošības apdraudējumu lietotājam. Papildus ir prasības par ražotāja atbildību, par produkta drošību un iespējamām kaitējuma sekām, ja tādas rastos neatbilstoša produkta gadījumā.

Par blogu

Savā blogā dalīšos ar personīgo pieredzi un pārdomām par produktu atbilstību un kvalitāti, kas manuprāt ir kritiski svarīgi biznesam, jo bizness ir tieši par to - lai produkts atbilstu un apmierinātu klienta vēlmes. Arī mani piedāvātie pakalpojumi ir saistīti ar produkta vai pakalpojuma kvalitāti un visu, kas to ietekmē - uzņēmumu kvalitātes vadību, procesu vadību, risku vadība, produktu izstrādi un atbilstību.